Wat moet er op een factuur vermeld worden?
Bij het opstellen van een factuur zijn er een aantal verplichte vermeldingen die ervoor zorgen dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Hier leggen we uit welke gegevens absoluut op je factuur moeten staan en waarom ze belangrijk zijn.
Factuurdatum
Dit is simpelweg de datum waarop de factuur wordt uitgereikt. Deze datum is belangrijk om te controleren of je tijdig hebt gefactureerd.
Volgnummer
Elke factuur moet een uniek volgnummer hebben. Dit nummer moet doorlopend zijn, maar de manier van nummeren is flexibel. Je kunt bijvoorbeeld nummeren als 1, 2, 3 of als 2023/001, 2023/002, enzovoort. Zorg er wel voor dat de nummering geloofwaardig blijft voor de belastingdienst.
Identiteitsgegevens van je bedrijf
Dit omvat je volledige naam en adres. Voor bedrijven moet de naam en het adres van de maatschappelijke zetel worden vermeld, evenals de rechtsvorm (zoals BV of NV).
Je eigen btw-nummer
Zorg ervoor dat je btw-nummer duidelijk op de factuur staat.
Identiteitsgegevens van de klant
Dit betreft de volledige naam en het correcte adres van de klant. Vermijd het gebruik van postbusadressen.
Btw-nummer van de klant
Dit is alleen nodig als de klant btw-plichtig is. Het btw-nummer kun je controleren op de VIES-website.
Datum van levering of diensten
Naast de factuurdatum moet ook de datum van levering of voltooiing van de diensten vermeld worden als deze afwijkt van de factuurdatum.
Omschrijving van de goederen of diensten
Deze omschrijving moet duidelijk zijn om te bepalen welk btw-tarief van toepassing is. Vermeld indien nodig de referentie naar een offerte.
Bedrag en btw
Het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag moeten apart vermeld worden. Bij verschillende btw-tarieven moet je deze apart specificeren.
Eenheidsprijs en kortingen
Vermeld de prijs per eenheid (bijvoorbeeld per uur of per stuk) en eventuele kortingen. Kortingen hoeven in principe geen btw te bevatten.
Toepasselijk btw-tarief
Geef duidelijk aan welk btw-tarief (6%, 12% of 21%) van toepassing is en het totaalbedrag van de btw.
Vermelding van speciale regelingen
Bij specifieke gevallen zoals self-billing, de margeregeling of de verkoop van nieuwe auto's moeten er extra vermeldingen worden toegevoegd, zoals 'Bijzondere regeling – gebruikte goederen' of 'Factuur uitgereikt door afnemer'.
Door al deze informatie correct op te nemen, zorg je ervoor dat je facturen aan alle wettelijke eisen voldoen en voorkom je mogelijke problemen met de belastingdienst.
